Smart Water Management Symposium

De Nederlandse host van het symposium, waterbedrijf Vitens, stelde aan Ster de vraag: organiseer een internationaal symposium in de RAI Amsterdam waar de onderzoeksresultaten van het SW4EU project worden gedeeld. Het symposium moest recht doen aan de inhoud en alle participerende partijen, aanzetten tot vervolgonderzoek en -investeringen en innovatie uit al zijn poriën ademen.

De 20 partners van het door de EU-gesubsidieerde Smart Water for Europe (SW4EU) project hebben vier jaar lang onderzoek gedaan naar ‘slimme’ oplossingen voor het Europese drinkwaternet. Slimme oplossingen op het gebied van lekdetectie, waterkwaliteit, energieverbruik en klantinteractie- en bewustzijn. Denk aan hightech sensoren die lekken opsporen en de waardes van het drinkwater real time meten. Overzichtelijke databases die deze informatie vervolgens structureren en prioriteren. Intelligente algoritmes waarmee patronen en onregelmatigheden worden ontdekt. En de inzet van serious gaming die consumenten niet alleen aan het denken moet zetten over hun waterverbruik, maar ook moet motiveren tot gedragsverandering. Met de oplossingen van SW4EU kan jaarlijks biljoenen euro’s worden bespaard.

Ster ontwikkelde het plan van aanpak, het samenstellen van een lokaal organiserend comité en het opstellen van een planning en begroting.

Doelen & Concept
SW4EU gaf aan twee doelen na te streven met het symposium: (1) zichtbaarheid voor het consortium en (2) delen van de projectresultaten. Ster bedacht op basis van de twee doelen een concept dat bestaat uit een plenair deel, verhelderende deep dive sessies op detailniveau én een executive lunch. In het plenaire stuk werden de projectresultaten op hoofdlijnen gedeeld, in de deep dives werden onderwerp- en interesse specifieke onderwerpen behandeld en de executive lunch was bedoeld voor de SW4EU consortiumleden en haar toprelaties. Een mooie gelegenheid om relaties te leggen en te verstevigen, te bespreken wat de impact is van de onderzoeksresultaten en wat mogelijke vervolgstappen kunnen zijn.

Programma & Presentaties
De inhoud en vorm van het programma en de presentaties stelde Ster samen met het lokaal organiserende comité vast. Welke onderwerpen moeten door wie en in welke vorm worden behandeld. Ster vertaalde de antwoorden op deze vragen naar een timeline, zochten en mobiliseerde de gekozen 19 internationale sprekers en ontwikkelde de presentaties (inhoud en vorm) op basis van de door hen geleverde input.

Communicatie & PR
Ster ontwikkelde een herkenbare stijl (beeld- en woordmerk) voor het symposium. Een stijl die is doorgevoerd in alle communicatiemiddelen. Van de interactieve SW4EU-app voor alle deelnemers tot de promovideo’s. Van de uitnodiging tot de mailings. En van de free online publicity tot geprinte advertenties in prestigieuze watermagazines.

Locatie & Catering 
De herkenbare symposiumstijl voerde Ster ook door op locatie. Denk aan een stijlvolle inrichting. Maar ook aan duidelijke signing. Van het treinstation tot de parkeergarage van de RAI. Door naar de roltrap en eindigend bij de juiste zalen. Niets laten wij aan het toeval over.

Ook de catering moest tot in de puntjes kloppen. Voor ieder wat wils binnen dit internationale gezelschap. En uiteraard… Geen mineraalwater uit flessen, maar wel het heerlijke, zuivere Nederlandse kraanwater.

Techniek
Een event is geen succes zonder deelnemers. Ons werk daarom geen hit zonder vlekkeloze registratie. Ster zocht daarom naar de beste registratiepartner waarmee de internationale gasten zich probleemloos voor het symposium konden registreren en het symposium al inhoud en interactie kreeg voor aanvang van het programma zelf.

“Vitens stond voor de uitdaging om een symposium te organiseren die de afsluiting markeerde van een Europees samenwerkingsverband met 21 partijen. Het symposium had als doel technische onderzoeksresultaten van 5 jaar samen te vatten en te delen met vakgenoten, maar ook nationale en internationale beleidsmakers.

Aangezien het symposium ging over de toekomst van de drinkwatervoorziening, hebben we Ster gevraagd ons te stretchen in een innovatieve aanpak van het symposium. Ondanks dat dit soms leidde tot stevige discussies en uitdagingen is Ster in staat geweest een vooruitstrevend symposium neer te zetten waarin technische onderzoeksresultaten werden gekoppeld aan maatschappelijke en internationale uitdagingen op het drinkwatervlak. In dit traject heeft Ster zich aan ons bewezen als een enthousiaste, vriendelijke en creatieve groep mensen met een flinke dosis professionaliteit, flexibiliteit en daadkracht.”

Bram Inklaar – senior adviseur concerncommunicatie

Meer weten over dit project? Bel met Steffie op 073-7200750.