Save the Children

HiveMind Leadership Event 2022

Save the Children Nederland is al een aantal jaar een terugkerende opdrachtgever van Ster. Zo hebben we in mei 2019 het ‘Stop the War on Children symposium’ georganiseerd en in maart 2022 het kinderdebat, waarbij kinderen en politici in gesprek gingen over thema’s als klimaat, kansengelijkheid, zorg en vluchtelingenproblematiek. Sinds de zomer van 2022 mogen we ook Save the Children International aan onze mooie lijst van opdrachtgevers toevoegen.

Vraag

Help ons bij de organisatie van het HiveMind Leadership event. Dit event wordt jaarlijks door Save the Children International (SCI) georganiseerd. Het vond in 2022 van 19 t/m 23 september plaats in Den Haag met Save the Children Nederland als host. De deelnemers zijn ‘senior leaders’ vanuit SCI en lokale Save-kantoren wereldwijd. Van Korea tot Japan, van Colombia tot Canada en van Zuid-Afrika tot Finland. Het gaat om een internationaal gezelschap dat eens per jaar samenkomt om belangrijke onderwerpen te bespreken.

De aanpak

Maatwerk op internationaal niveau

Té gek dat Ster dit evenement mede mogelijk mocht maken. Vol energie gingen we aan de slag. We regelden alles rondom het vervoer, verblijf en vermaak van de 50 internationale gasten. Van het registratietraject en de reis naar Den Haag tot het welkomstcadeautje, de catering en het hotel. We stemden alles af op de gasten én op alle culturele verschillen en wensen. Het was een nauwkeurige klus waar veel maatwerk aan te pas kwam. Zo stuurden we ook VISA-verzoeken naar ambassades en zochten we de geldende coronamaatregelen uit. Everything in English, of course.

Organisatie en creatie

Meedenken over het programma, activiteiten voor de avond regelen en een geschikt congrescentrum boeken. Voorafgaand aan het evenement zaten we niet stil. En tijdens het evenement ook niet. Zo waren op locatie aanwezig voor last-minute wijzigingen en verzoekjes. Als communicatiebureau hebben we natúúrlijk ook alle communicatiemiddelen gerealiseerd. Denk aan de uitnodiging, een citymap en (milieuvriendelijk) drukwerk ter ondersteuning van het programma.

Resultaat

Van de gasten kregen we knuffels en high fives. De service is als uitstekend beoordeeld en “the food was amazing”. Ook onze opdrachtgever vond het fijn dat we altijd in alles meedachten. En dat is beloond met een geweldige nieuwe opdracht. Daarover later meer!