Rabobank Nederland

Verandercommunicatie

Vraag

“Eén van onze centrale afdelingen gaat wijzigen. Zodat de klant beter kan worden bediend, kosten worden bespaard en de afdeling wendbaarder wordt met het oog op de toekomst. Werkzaamheden worden efficiënter geclusterd en het aantal locaties wordt teruggebracht van 8 naar 5. Kan Ster ons helpen met de communicatie? Zodat collega’s waar afscheid van moet worden genomen met respect en waardigheid vertrekken. Zónder de collega’s die blijven uit het oog te verliezen.” Ja, dat kunnen we zeker.

De aanpak

We zijn gestart met het designen van employee journeys voor alle (interne) doelgroepen. En bedachten een communicatieaanpak en bijbehorende communicatiemiddelen die moesten bijdragen aan het behalen van de vastgestelde doelstellingen. We schreven artikelen en updates, interviewden oude én nieuwe collega’s, ontwikkelden animaties, films, visuals, presentaties en een digitaal magazine. Maar boven alles stond persoonlijke communicatie voorop.

Zo organiseerden we maar liefst acht afscheidsbijeenkomsten. Voor alle collega’s die de organisatie gingen verlaten. Niet op één centrale plek in het land, maar op iedere locatie waar een vestiging zat. Dus reisde Ster in twee weken tijd van Friesland tot Limburg. En van Noord-Holland tot Gelderland. Want binnen een beladen context als deze, vinden wij niks zo belangrijk als ervoor zorgen dat wij het management en de teamleiders volledig ontzorgen en collega’s zo veel mogelijk in de watten leggen.

En toen, de dag van de overgang. Een spannende dag na maanden van intensieve voorbereiding. Naast duidelijke, ondubbelzinnige informatievoorziening zorgde Ster ook hier voor een persoonlijke touch. Door op iedere locatie van de nieuwe inrichting een welkomstweek te organiseren. Mét onder andere een escaperoom en een ‘planking-challenge’ tussen de vijf overgebleven locaties. Maar ook kreeg ieder team een koffer met teambuildingsspellen en zorgden we iedere dag van de eerste werkweek voor een vitale snack.

Ook in de weken erna bleven we alert. Door wekelijks een update te sturen naar medewerkers, teamleiders én externe stakeholders zoals de Lokale Banken. Alles om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Communicatie, de sleutel tot succes bij verandering.

Resultaat

“Met veel plezier heb ik samengewerkt met de communicatiekanjers van Ster. Bij de inrichting en start van een nieuwe afdeling is juiste en tijdige communicatie essentieel voor het succes. Daar heeft Ster ons uitstekend bij geholpen. Met een communicatiestrategie per fase in het verandertraject, met aantrekkelijke begrijpelijke visuals en teksten en vooral met strak georganiseerde bijeenkomsten in een sfeer die bij de doelgroep en de boodschap paste. Niets was daarbij te gek en de mens en het doel stonden altijd centraal. De sterren zijn snel, hartelijk, flexibel en soms wat chaotisch. Echte toppers bij wie de organisatie en communicatie in goede handen was.”

Richard Romijn – implementatiemanager Rabobank Nederland