Onboarding document

Vraag

Ontwikkel een visiedocument (digitaal en geprint) voor nieuwe medewerkers van Fontys Paramedische Hogeschool. Een warm welkom op een nieuwe werkplek.

Rol van Ster
Ster bedacht een storyline, haalde content op bij diverse stakeholders, schreef teksten, coördineerde de fotografie, verzorgde een design voor de digitale en geprinte versie en adviseerde over het drukwerk. Maar ook was het onze rol om de strakke tijdlijn te bewaken en het project aan te sturen.

De aanpak

De start
Door kritische vragen te stellen, kregen we niet alleen een helder beeld van de vraag, maar ook van de vraag achter de vraag. Namelijk het creëren van een warm welkom voor nieuwe medewerkers van Fontys Paramedische Hogeschool via een onboarding document. Samen met de opdrachtgever bedachten we welke elementen minimaal in het document moesten komen. Deze vertaalden we naar een storyline, inclusief creatieve vormen per item. Opdrachtgever akkoord? Go!

Vormgeving en content
De teksten schreven we op basis van interviews met HR, management en directie, aangevuld met informatie uit bestaande HR- en organisatiestukken. Nadat de teksten waren goedgekeurd, gingen we aan de slag met het design. Door eerst de opzet van enkele pagina’s te maken, deze te laten goedkeuren en tot slot alle pagina’s te ontwerpen.

Fotografie
Op basis van de gewenste look & feel en in lijn met de stijl van het document, verzorgde Ster een briefing voor de huisfotograaf van Fontys Paramedische Hogeschool. Ook namen we de overall afstemming en coördinatie over, zodat de opdrachtgever alleen het geheel hoefde te reviewen.

Weekupdate
Wekelijks hielden we de opdrachtgever op de hoogte via een digitale weekupdate. Hierin beschreven we wat er goed ging, wat beter kon, welke eventuele bespreekpunten er waren en welke actiepunten op de planning van de week erna stonden. Ook waren de uren opgenomen in de update. Zo klaar als een klontje.

Resultaat

Een warm welkom voor nieuwe medewerkers van Fontys Paramedische Hogeschool (FPH). Het onboarding document legt uit waar FPH voor staat, wat belangrijk is, hoe er gewerkt wordt en hoe er met elkaar wordt omgegaan. En ook staan de bare essentails als het gaat om praktische zaken beschreven. Denk aan contactinformatie van ICT en personeelszaken, maar ook aan een handig plattegrondje van de afdeling. En dit alles met een doorlooptijd van slechts een kleine twee maanden. Van het ophalen van de vraag tot het aftikken van het drukwerk.

“Enkele maanden geleden stonden wij voor de uitdaging om op korte termijn twee beleidsvoorstellen te realiseren. Ten eerste de uitwerking van ons nieuwe onboardingbeleid voor nieuwe medewerkers en ten tweede het aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden met externe partners om binnen een nieuw concept innovaties voor de gezondheidszorg te ontwikkelen. Eén van belangrijke punten in de realisatie hiervan was het professioneel vormgeven van de communicatie hieromtrent welke goed diende aan te sluiten bij onze cultuur, wijze van werken en de doelgroep. Ster heeft ons hiermee uitstekend geholpen door op zeer korte termijn alle betrokkenen te spreken, de vraag scherp te krijgen en te komen tot een voorstel. Door tussentijdse afstemming heeft dit geleid tot een mooi resultaat binnen de gestelde deadline. Kortom, de professionele en slagvaardige aanpak van Ster maakt dat het effectief samenwerken is.”

Rudie van de Kolk – Manager Bedrijfsvoering Fontys Hogeschool Eindhoven