Bij Ster zijn we meestal gek op verrassingen. Alleen niet als we een event organiseren. Niets laten we dan aan het toeval over. Alles in control en met de puntjes op de i. Daar komt ie: Muriël’s tienstappenplan voor een weergaloos event.
Stap 1. Doelstelling(en) – Wat wil je met het event bereiken? Dat is de aller-aller-allerbelangrijkste vraag. Formuleer daarom doelstellingen. Denk aan de belangen die je hebt als organiserende partij én die van je gasten.
Stap 2. Doelgroep(en) – Op welke doelgroepen richt je de pijlen? Leveranciers, personeel, vaste klanten of prospects? Welke drijfveren hebben zij om jouw evenement te bezoeken?
Stap 3. Concept – Bedenk een concept dat aansluit bij de doelstellingen en doelgroepen uit de eerste twee stappen.
Stap 4. Budgettering, timing en locatie – Bepaal het budget, de timing en locatie van je evenement op basis van het concept en je wensenlijstje. Voor een zesdaags evenement in hartje Amsterdam moet je dieper in de buidel tasten dan voor een personeelsmiddag op het erf van de boer. Houd altijd rekening met 10% onvoorziene kosten.
Stap 5. Plan van aanpak – Laat niks aan het toeval over! Neem alles op. Van doelstellingen, doelgroepen, kernboodschappen, locatie, entertainment, eten, drinken, communicatiemiddelen tot bewegwijzering.
Stap 6. Detailplanning en begroting – Handig om per week te weten wat er moet gebeuren en hoeveel budget er is per onderdeel. Werk ze wekelijks bij zodat je altijd op de hoogte bent van de status per onderdeel en hoe je er financieel voor staat. Begin 16 tot 12 weken voor het event met de organisatie.
Stap 7. Wekelijkse update – Maak een wekelijkse update en deel deze met je mede-organisators. Wat heb je de afgelopen week gedaan, wat staat er de komende week op de planning, welke bespreek- en aandachtspunten zijn er en wat gaat er goed? Deel je successen!
Stap 8. Dagdraaiboek – Om zeker te zijn dat je niks vergeet, alles op rolletjes loopt en je geen enkel puntje op de i mist, ontwikkel je ruim op tijd een dagdraaiboek. Maak een aparte versie voor de locatie, de techniek, de sprekers en de organisatie. Niet alle details zijn voor iedereen relevant.
Stap 9. Evaluatie – Sta na afloop van het event stil bij verbeterpunten, ga na of de vooraf bepaalde doelstellingen behaald zijn, maar vergeet niet het succes samen te vieren.
Stap 10. Administratie – Ook dit hoort bij een goede organisatie. Ruim alle documenten netjes op, verwijder oude versies, zorg voor een afgeronde begroting met werkelijke kosten, sla al het beeldmateriaal op en maak voor jezelf een kort verslag.
Kunnen wij jou helpen met de organisatie van een weergaloos event? Neem dan contact op met Muriël via [email protected], 073-7200750 of LinkedIn. We gaan vol enthousiasme voor je aan de slag!
