Het vrijwilligersproject de Blauwe Engelen

Vraag

De stad ’s-Hertogenbosch stond in 2016 uitgebreid stil bij de 500ste sterfdag van schilder Jeroen Bosch. Naast de unieke tentoonstelling in het Noordbrabants museum bruiste de stad door de vele extra evenementen en activiteiten. Dit leidde tot een grote (internationale) toestroom van 1,2 miljoen extra bezoekers aan de stad. Als meest gastvrije stad van Nederland wil ’s-Hertogenbosch dat al deze bezoekers zich vanaf het eerste moment welkom voelen. De inzet van vrijwilligers als gastheren en gastvrouwen speelde hierbij een belangrijke rol. Ster kreeg de vraag om, in opdracht van VVV Noordoost-Brabant, de Bossche vrijwilligers te werven, selecteren, trainen en begeleiden gedurende het gehele Boschjaar.

De aanpak

Ster startte met het helder in kaart krijgen van de behoefte en het doel door gesprekken aan te gaan met de diverse stakeholders. We schreven een compact plan van aanpak, waarin we de vraag, de aanpak, de organisatie van de communicatie en de in te zetten middelen beschreven. Daarnaast formeerden we een stuurgroep met vertegenwoordigers van de belangrijkste stakeholders vanuit onder meer de VVV, gemeente, Jheronimus Bosch Art Center, Kring Vrienden ’s-Hertogenbosch, Galant en de musea. Voor de dagelijkse operatie en communicatie met de gastheren en gastvrouwen is een projectteam samengesteld met een projectmanager, een vrijwilligerscoördinator en twee backoffice medewerkers. De back-office werd ingevuld via werkervaringsplaatsen.

Werving en opleiding
Ster maakte in een persoonlijk gesprek kennis met alle aspirant gastheren en gastvrouwen. Daarna volgden alle vrijwilligers een trainingsdag met vier workshops over Jeroen Bosch, de stad ’s-Hertogenbosch, het jaarprogramma en gastvrijheid. Elke maand werden ze bijgepraat over de Bosch actualiteiten tijdens het Bosch 500 Café en bij de Efteling volgden zij een inspiratiedag.

Communicatie & PR
Via intranet, een nieuwsbrief, mail en WhatsApp werd het contact met de vrijwilligers en de coördinatoren onderhouden. De gastvrouwen en gastheren van Bosch 500 werden daarnaast tijdens Blue Saterday op 14 mei extra in het zonnetje gezet als dank voor hun diensten tijdens de drukke tentoonstellingsperiode. Dit event, waarbij ook burgemeester en wethouder aanwezig waren, werd ook door ons georganiseerd. Daarnaast leverden wij elke maand een inhoudelijke bijdrage aan het Bosch 500 café.

Resultaten

Meer dan 350 ongeremd enthousiaste vrijwilligers (waaronder 40 studenten, 25 coördinatoren) hebben zich een jaar lang door weer en wind ingezet als gastheer/gastvrouw voor de stad ’s-Hertogenbosch. Naast bezoekers aan de stad reageerden ook de ondernemers, bewoners en media enthousiast op de inzet van deze groep die in de volksmond de Blauwe Engelen werden genoemd. Wij stralen van trots!

“Muriël was projectmanager van één van de meest succesvolle projecten in het Jeroen Bosch jaar. Het project omvatte de complete coördinatie van de inzet van 350 vrijwilligers die als gastheer en gastvrouw voor de stad ’s-Hertogenbosch aan de slag gingen. Muriël toonde haar excellente kwaliteiten als verantwoordelijk projectmanager zowel op het gebied van organisatie, motivatie en financiën als op operational excellence. Werken met Muriël is een geweldige ervaring!”

Rein (M.H.C.G) de Laat MBA– Directeur VVV Noordoost-Brabant